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Düsseldorf, 20.7.2021. Aufgrund der aktuellen Lage in den vom Hochwasser betroffenen Gebieten können insbesondere auch ärztliche Aufzeichnungen in Mitleidenschaft gezogen worden sein (nasse oder verschlammte Patientenunterlagen). Wir möchten Sie über den möglichen Umgang mit diesen Dokumenten hinweisen.
Zunächst gilt, dass jeder Ärztin/jedem Arzt die Verpflichtung obliegt, die Patientendokumentation ordnungsgemäß entsprechend den vorgesehenen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Aus § 630 f Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ergibt sich, dass eine Dokumentation auf digitalen Medien gesetzlich zulässig ist. Auch im Vertragsarztrecht ist eine elektronische Dokumentation bereits gesetzlich vorgesehen (§ 57 Abs. 2 S. 2 BMV-Ä). Eine vergleichbare Regelung befindet sich in § 10 Abs. 5 Berufsordnung für die Nordrheinischen Ärztinnen und Ärzte, wonach das Speichern von Patientendaten in elektronischer Form ebenfalls möglich ist, sofern die Ärztin/der Arzt besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen ergreift, um deren Veränderung, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung zu verhindern. Das bedeutet grds. für die Arztpraxen, die bereits jetzt eine digitale Patientenakte und –dokumentation vorhalten und die Papierdokumente aus Gründen der Beweissicherung noch (-im Keller o.ä.) vorgehalten haben, dass die nun durch das Ereignis zerstörten Unterlagen datenschutzkonform entsorgt werden können. Wir empfehlen einen entsprechenden Nachweis (z.B. Fotos) zur Dokumentation vor der Vernichtung zu fertigen.
Sollte nun aufgrund des Hochwassers oder eines Rohrbruchs eine vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist notwendige Vernichtung von Unterlagen anstehen, empfehlen wir den betroffenen Ärztinnen und Ärzten sorgfältig zu prüfen, ob die (papierenen) Patientenunterlagen, die durch das Ereignis in Mitleidenschaft gezogen worden sind, noch weiter aufbewahrt werden können, weil mit der Vernichtung Rechtsnachteile verbunden sein könnten (grundsätzlich Beweislastumkehr in einem Schadensersatzprozess wegen des Verdachts eines Behandlungsfehlers). Sofern sie tatsächlich nicht mehr verwendbar sein sollten (z. B. nicht mehr lesbar), empfehlen wir eine ausreichende Dokumentation über den Zustand der Dokumente (z. B. Fotos, Niederschriften, Einbeziehung von Zeugen). Wir empfehlen auch, die Berufshaftpflichtversicherung über die Umstände zu informieren.
Im Falle einer anstehenden Vernichtung sollten die Unterlagen an ein Fachunternehmen übergeben werden. Das Fachunternehmen kann im Vorfeld auch Auskunft darüber geben, ob die Papierdokumentation anderweitig „gerettet“ werden kann, denn eine Entsorgung kann nur die letzte Konsequenz sein. Die Vernichtung hat unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der Bestimmungen zur Schweigepflicht zu erfolgen, für die die Ärztin/der Arzt verantwortlich bleibt.
Nach eingeholter Auskunft nimmt die Firma documentus Köln GmbH, Wankelstraße 14, 50996 Köln und documentus GmbH Bonn, Gimmersdorfer Straße 89, 53343 Wachtberg bis zu 1 qm3 Papierunterlagen an und stellt eine entsprechende Vernichtungsbescheinigung aus. Informieren Sie sich bitte im Vorfeld unter folgendem Links:
https://www.documentus-koeln.de
KVNo/ÄkNo