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Mit dem elektronische Heilberufsausweis kann eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt werden, die vor dem Gesetz der Unterschrift per Hand gleichgestellt ist. Ein verantwortungsvoller Umgang mit der Signaturfunktion ist daher angebracht.
von Ioannis Christopoulos
Ab dem 1. Oktober 2021 müssen Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für ihre Patienten auf elektronischem Wege an deren Krankenkasse übermitteln. Viele Ärzte gehen davon aus, dass sie dann jede einzelne elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) separat mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die vom elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) unterstützt wird, signieren müssen. Um den zeitlichen Aufwand zu minimieren, verfügt der eHBA über eine sogenannte Stapelsignaturfunktion. Die Funktion versetzt Ärzte in die Lage, bis zu 250 Dokumente gleichzeitig durch eine einmalige PIN-Eingabe am Kartenlesegerät zu signieren.
Anwendung der Stapelsignatur
Den praktischen Umgang mit der Stapelsignatur kann man sich so vorstellen:
- Ärzte überprüfen auf einem Bildschirm die im Vorfeld vorbereiteten Datensätze.
- Danach wird der eHBA in das Kartenlesegerät gesteckt. Ärzte wählen am Bildschirm die Funktion der Stapelsignatur aus.
- Nach Aufforderung durch die Software geben Ärzte am Kartenlesegerät einmalig ihre PIN ein und bestätigen die Eingabe. Daraufhin werden alle elektronischen Dokumente zeitgleich signiert.
Technische Voraussetzungen
Neben einem aktuellen eHBA muss für die Stapelsignaturfunktion vorab das aktuellste Update für den e-Health-Konnektor installiert worden sein. Darüber hinaus muss das Praxisverwaltungssystem (PVS) oder das Krankenhausinformationssystem (KIS) die Stapelsignaturfunktion unterstützen. Um signierte Dokumente wie zum Beispiel die eAU an die gesetzliche Krankenkasse des Patienten zu übermitteln, wird zusätzlich der E-Mail-Fachdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) benötigt. Bei Bedarf sollten sich Ärztinnen und Ärzte direkt bei ihrem Softwareanbieter informieren.
Durch die QES ist die Identität eines Arztes zweifelsfrei festzustellen. Zudem lässt sich prüfen, ob das elektronisch empfangene Dokument unverfälscht übermittelt wurde. Jedoch sollten Ärztinnen und Ärzte nicht nur die technische Umsetzung der eHBA-(Stapel-)Signatur im Blick haben. In der europäischen eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienst sowie in § 126a BGB ist die rechtliche Verbindlichkeit für qualifizierte elektronische Signaturen festgelegt. Demnach ist eine elektronische Signatur, wie sie mithilfe des eHBA erzeugt wird, rechtlich ein gleichermaßen zulässiges Beweismittel für eventuelle Gerichtsverfahren, wie ein per Hand unterschriebenes Papierdokument. Ärztinnen und Ärzte sollten deshalb die Signaturfunktion ihres eHBA nicht Dritten überlassen oder das Signieren für Dritte vornehmen, ohne deren Dokumente im Vorfeld inhaltlich zu prüfen.
Bei einer nicht ordnungsgemäßen Handhabung der Signaturfunktion könnte im schwerwiegendsten Fall auch Jahre später ein Schaden für den Arzt entstehen.
Handlungsempfehlung der Ärztekammer Nordrhein
Digitale Anwendungen können sehr abstrakt wirken. Daher sollten Ärztinnen und Ärzte bei der Verwendung der eHBA-Signatur mit gleicher Achtsamkeit vorgehen, wie sie dies bei den bisherigen Verwaltungsprozessen schon immer getan haben. Analog zur Unterschrift per Hand auf Papierdokumenten sollten sich Ärztinnen und Ärzte bei jedem elektronischen Dokument (eAU, eRezept oder eArztbrief) stets folgende Frage stellen: Würde ich dieses Dokument auch unterzeichnen, wenn es ausgedruckt auf Papier vor mir läge? Bin ich bereit, für den Inhalt des Dokumentes die volle Verantwortung zu übernehmen? Bin ich berechtigt, die Unterschrift zu leisten?
Falls Ärztinnen und Ärzte die Fragen für sich mit „Ja“ beantworten können, spricht nichts dagegen, eine Signatur mit dem eHBA durchzuführen. Wenn sie hingegen unsicher sind, zum Beispiel weil der Inhalt des Dokumentes durch einen anderen ärztlichen Kollegen erstellt wurde, empfiehlt es sich, unbedingt vorab Rücksprache mit den Beteiligten zu halten.
Für jede Signatur – egal, ob sie einzeln oder stapelweise erfolgt ist – tragen die elektronisch unterzeichnenden Ärztinnen und Ärzte juristisch die volle Verantwortung.
Ioannis Christopoulos ist Prozessverantwortlicher und koordiniert die eHBA-Ausgabe für die Ärztekammer Nordrhein.